忘年会で幹事は挨拶と進行をするの?挨拶の順番や依頼はいつするの?

bounennkai aisatu
やっと気候も涼しくなり秋らしくなったな…と思っていたら、上司から呼び出され一言、

「君、忘年会の幹事をやってくれないか」

え!もう年末のことですか?と思いますが、忘年会シーズンというのは世の中の人全てが一斉に動き出すため、早めの段取りをしておくことは絶対です。

後回しにしておくと、お店は取れないわ、進行はグタグタだわ…と最悪の忘年会。

これでは上司からの評価はがた落ちですね。

そこで今回は忘年会の幹事として考慮すべき点をまとめてみました。

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忘年会で幹事は挨拶と進行をするの?

まず、忘年会の幹事の役割とは「その会をスムーズに終わらせるために事前に準備すること」言葉で言うとたったこれだけです。

幹事を頼まれると、「あれもしなければならない、これもしなければならない」と頭がいっぱいになっている人がいますが、

ぶっちゃけた話、当日は会費の最終チェックと進行が滞ったときの対処をするだけで構いません。

よって、当日の司会進行はする必要なし。

誰かに依頼すればいいのです。

幹事が司会までこなしてしまうと、トラブルが発生した時に動ける人間がいなくなり、忘年会自体がダメになってしまう可能性大なので、避けたほうがよいでしょう。

ただし、司会を頼む人に依頼だけして進行全てを丸なげにするのは絶対タブーです。

式次第はタイムテーブルを付いたものを作成し、挨拶の順番やイベント内容の意図を事前に打ち合わせし、当日はお任せする、という形にするのがベストでしょう。

幹事の挨拶は司会者の好意で紹介されたら会釈する程度で結構です。

忘年会の挨拶の順番はどうすればいい?

忘年会での挨拶の順番はどうすればよいかというのはその会社の役職の順番にかかわるので結構デリケートな問題ですよね。

忘年会で挨拶をするポイントといえば

① 開会の挨拶
② 乾杯
③ 締めの挨拶

の3か所になってきます。

①の開会の挨拶には、その会でいわゆる2番目にエライ人(語弊のある言い方かもしれませんが)、にお願いしましょう。

②の乾杯は、あまりたくさん話すようなシチュエーションではないので、その会の一番年配の方、もしくは重鎮のような方がいらっしゃればその方にお願いしましょう。

③の締めの挨拶にはその会の一番エライ人に総括をお願いしましょう。

大人数の会となると他にも挨拶が必要な人が出てくるかも知れませんので、その場合は①と②の間に一人、他にも必要なら次は③の前に入れておくといいですね…

とここまで書いてからいろいろ調べてみると、会社によっては順番が違ってくる場合もありますので、順番を決めたら、必ず上司か先輩に確認を取るのを忘れないように。

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忘年会の挨拶の依頼をするには?

誰に挨拶を依頼するか決まったところで、次は当人に挨拶を依頼する方法ですが、私が会社勤めのころにしていたのは

①10日ほど前にメールを送る

②「先ほどメールにてご依頼させていただきました件ですが…」と机まで挨拶に伺う。

③前日「明日はよろしくお願いします」とお声掛けする。

という方法で依頼していました。

メールが連絡ツールの主流になってきた昨今、言った、言わないなどというトラブルを防ぐためにも、まず形が残るメールにて依頼をかけます。

メールには相手の都合のいい時間に開封できるという利点もありますので、忙しい時にいきなり口頭で伝えるより受け入れやすいと思います。

CCに自分の担当上司の名前を入れておくのも忘れないように。

ただし、エライ人に物を頼むのに、メールを送っただけで了承してもらえるなんて一方通行なやり方は決してよくありません。

ですので、短い時間でいいので、ご本人へ一言お声掛けだけはしておくようにしましょう。

あと、終わった後には必ず、依頼を受けていただいた事へのお礼を忘れないように!

まとめ

忘年会は本来直接的な業務ではありませんが、こういったことをきちんと対応できる人こそ、本当のデキる社会人だと言えます。

めんどくさがらず、気持ちよくお引き受けして、最高の忘年会を演出できると、周りの評価が上がること間違いなしです。

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