昇進の挨拶を取引先に報告する必要はある?電話で伝えてもいいの?

昇進したら取引先に報告するべきかどうか、悩んだ事は無いでしょうか?

この記事では『取引先への昇進の報告の重要性』『報告する際の例文』などを中心に説明していきます。

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昇進したら挨拶は取引先になんていう?

社内では人事発表があるので必要ありませんが、取引先には改めて報告する必要があります。

直接伝えるのが一番ですが、業務に影響がある場合は早く伝えたいですよね。

そんな時は、メールを利用しましょう。

その時に注意するべきなのは、『昇格しました。』という表現を使わない事です。

昇格という言葉は避けるべきとされているので、『××に就任しました。』『◇◇に転勤になりました。』などの表現を使いましょう。

<昇進の報告文の一例>

件名:○○(名前)就任のご挨拶

本文:貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。

   平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

   さて、この度×月×日付けで△△(役職)に任命されましたことをご報告申し上げます。

   前任者の異動に伴い私が役職を引き継ぐこととなりました。まだまだ前任者には及びませんので、ご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます。

   改めてご挨拶にお伺いいたしたく存じますが、まずは略儀ながらご挨拶申し上げます。

            平成×年×月×日           ◇◇株式会社 △△ ○○

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取引先に昇進の報告はする必要がある?

昇進によって役職が変われば関係者に知らせるのは当然の事なので、取引先に昇進の報告は必須です。

担当業務の変更や引継ぎなどがある場合は、報告はより重要になります。

取引先との間で行き違いが生じない様に、適切なタイミング(昇進が正式に決定した後)で報告しましょう。

その際にスポットを当てるのは、昇進したという事ではありません。

昇進した事によって、どの様な影響があるのかという事です。

昇進しても担当を続ける場合は、その事も伝え今後の業務への協力をお願いしましょう。

担当が変更になる場合は新しい担当者の事を忘れずに紹介した上で、引継ぎ業務を行った事や万が一の時の為の新しい連絡先・所属も伝えておきましょう。

その際、役職名を絶対に忘れない様にしてください。

役職名は電話の取次ぎで必要になるので、伝えておかないと迷惑をかけてしまう事になりかねません。

取引先に昇進したことを電話で伝えてもいい?

昇進した事を電話で伝えるのは賛否両論ある様ですが、個人的にはマナーを守れば問題無いと考えます。

(どうしても心配な方は、会った時に報告しましょう。)

<取引先へ電話する際のマナーの例>

・会社名や名前は必ず先に名乗る

礼儀を欠いて会社の顔に泥を塗らない様に、「私、◇◇株式会社□□部の○○と申します。」といった文面で先に名乗りましょう。

その後「いつもお世話になっております。」「初めてお電話いたしました。」などの文面を続けましょう。

・相手が電話に対応出来る状態か確認する

一般的には始業時間から1時間程度経った頃に電話するのが良いとされていますが、その時の状況は聞いてみないと分かりませんよね。

「今お時間大丈夫でしょうか。」「今お電話大丈夫でしょうか。」といった文面で聞いてみましょう。

・要件を端的にまとめておく

間違いやトラブルに繋がらない様に、電話前に要件を書き出しておきましょう。

後から確認する時にも使えるので便利です。

まとめ

如何でしたか?

昇進した際に、この記事がお役に立てれば幸いです。

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