忘年会の案内をメールでするには？

外部とのやり取りにも社内でのやり取りにも、欠かせないビジネスツールになっているメール。

忘年会のお知らせは小さな会社なら口頭で伝えたり、掲示したりしてお知らせするのもいいですが、

部署が別の部屋になっていたり、人数の多い会社では一人一人に伝えるためにはメールが一番確実ですね。

全社に一斉送信が面倒という場合には所属長かその部署の構成員宛てに作成してその部署の各人に転送してもらい、出欠をまとめてとってもらうのも良いでしょう。

基本的にメールで済ませていいのですが、幹事が複数名いる場合には、メールだけでなく「直接幹事をお願いします」と直接伝えに行きましょう。

メールに名前を載せられただけで済ませられ、何をやるかも伝えられずに幹事をやらされると、幹事にされた人も混乱してしまいます。

手間が少なく、確実に伝わる方法で出欠をとりましょう。

忘年会の案内のメールの例は？

一日にたくさんの情報が往来するビジネスメール。

件名ではっきりと要件を伝えないと、うっかりスルーされてしまうこともありそうです。

件名は簡潔に「○○部　忘年会のお知らせ」「平成○○年度　忘年会のご案内」など、パッと見て分かるようにしておきましょう。

出欠の確認をする場合には「【要返信】忘年会のご案内」としても良いでしょう。

冒頭には「○○部各位」「○○部の皆さんへ」と書きます。

忘年会のメールに記載しなければいけない事項は

・忘年会の日時、場所
・会費（会費をいつ集めるか）
・出欠の確認
・幹事は誰か

などでしょうか。

例文としてはこんな感じです。

○○部各位

お疲れ様です。○○部の○○です。

今年も残すところ僅かとなりました。

毎年恒例の忘年会の日程が決まりましたので、ご連絡申し上げます。

日時　平成〇〇年〇月〇日　○○時から

場所　居酒屋○○（○○駅近く）
http://○○.○○.

会費　○○円（受付にて事前に徴収いたします）

幹事　○○部○○、○○部○○

豪華景品の当たるビンゴゲームなども用意しております。

当日の出欠は〇月×日までに、○○まで、メールにてご返信ください。

よろしくお願い申し上げます。

…………………
○○部　○○
Ｅメールアドレス　○○
…………………

忘年会の案内の返信もメールでもらいたい

相手に返信してもらう手間と、自分が確認する手間を最小限にしたいのであれば、メールの最後にこのような欄を作るとお互い楽に作業できます。

下の欄の該当する方に〇を付けてください。

出欠確認欄　(　)出席
　　　　　　(　)欠席

※こちらのメールを、件名を変えずにご返信ください。

件名を変えずに返信してもらえば、他のメールと紛れても自分でパッと見てすぐに分かります。

また、中にはあらかじめ忘年会の日時が決まっておらず、日程の調整を頼まれることもあるかもしれません。

そんな時に便利なのが、こちらのアプリです。

調整さん
https://chouseisan.com/

各人に出席可能な日を入力してもらうだけで、どの日が良いかパッと見て決めることができます。

リクルートが配信しているサービスですが、会員登録やログインの必要がなく簡単に誰でも入力できるので、忘年会の日程の調整役立ちます。

まとめ

幹事を任されると、いろいろなところまで配慮しなければならず少し憂鬱な気分になりますが、一年間お世話になった方々へ恩返しの意味も込めて踏ん張りましょう。

普段の職場の仲間の意外な一面を見る事ができ、楽しい夜になるかもしれませんよ。